Informacja ogólna dla osoby fizycznej o przetwarzaniu jej danych osobowych w przypadku ich pozyskania od tej osoby

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), Luxpol Spółka z ograniczona odpowiedzialnością spółka komandytowa, ul. 11 Listopada, nr 6H, Zawiercie, kod 42-400, której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy w Częstochowie pod numerem 0000364477, REGON: 060666904, NIP: 7123224717, informuje o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Państwu prawach z tym związanych.

Poniższe zasady stosuje się począwszy od 25 maja 2018 roku.

W jakim celu, na jakiej podstawie i przez jaki czas przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Państwa dane osobowe wykorzystujemy (przetwarzamy) w następujących celach:

  1. podjęcia na Pani/Pana żądanie działań zmierzających do zawarcia umowy z nami
    • przez czas potrzebny do zawarcia umowy, nie dłużej jednak niż rok od powzięcia uzasadnionego przekonania, że do zawarcia umowy nie dojdzie i nie dłużej niż w 2 lata od ich pozyskania (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b) RODO, podstawę tę będziemy nazywać w skrócie „wykonaniem umowy");
  2. gdy jest to niezbędne do wykonania zawartej między Państwem a nami umowy
    • przez czas potrzebny do wykonania umowy (lub innego zakończenia umowy) i kolejne 3 miesiące (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b) RODO, podstawę tę będziemy nazywać w skrócie „wykonaniem umowy");
  3. wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych, np.:
    1. wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych;
    2. udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianych przepisami;
    3. jeżeli jesteście Państwo naszymi pracownikami – prowadzenia dokumentacji pracowniczej, naliczenia, rozliczenia, podatków i składek oraz udokumentowania wykonania tych obowiązków

    Z danych potrzebnych do realizacji obowiązków prawnych będziemy korzystać:

      1. przez czas wykonania obowiązków, np. wystawienia faktury i kolejne 3 miesiące (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 c) RODO; podstawę tę będziemy nazywać obowiązkiem prawnym");
      2. przez czas, w którym przepisy nakazują nam przechowywać dane, np. podatkowe (podstawa prawna: obowiązek prawny) i kolejne 3 miesiące;

    lub

    1. przez czas, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę finansową od urzędów państwowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f) RODO i kolejne 3 miesiące; podstawę tę będziemy nazywać „naszym prawnie uzasadnionym interesem");
  4. ustalenia, obrony i prawnej możliwości dochodzenia roszczeń przez Państwa lub przez nas, co obejmuje m.in. sprzedaż lub własną windykację naszych wierzytelności - (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes) – do momentu przedawnienia Państwa ewentualnych roszczeń przeciwko nam bądź do momentu wygaśnięcia naszych ewentualnych roszczeń przeciwko Państwu i kolejne 3 miesiące;
  5. marketingu bezpośredniego - przez czas 4 lat od ich ostatniego wykorzystania przez nas (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes);
  6. tworzenia zestawień, analiz i statystyk na nasze potrzeby wewnętrzne; obejmuje to w szczególności raportowanie, badania marketingowe, planowanie rozwoju sprzedaży towarów i usług, prace rozwojowe w systemach informatycznych, tworzenie modeli statystycznych (np. dotyczących ochrony przychodów) - przez czas istnienia naszego prawnie uzasadnionego interesu w ich przetwarzaniu i kolejne 3 miesiące (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes);
  7. prowadzenia z Państwem korespondencji – w zakresie wynikającym z jej treści lub z nią związanej, zarówno w przypadkach, gdy występujecie w niej we własnym imieniu, jak i w imieniu osób trzecich (np. Państwa Pracodawcy) – przez czas, w którym treść tej korespondencji ma znaczenie prawne dla nas, dla Państwa lub osób, w imieniu których Państwo występujecie (zastosowanie wtedy mają terminy określone w punktach 1-5 powyżej), a w innych przypadkach przez okres 6 miesięcy od ostatniej korespondencji w sprawie. (nasz prawnie uzasadniony interes, wykonanie umowy, obowiązek prawny ochrona Państwa żywotnych interesów)

Z wyjątkiem sytuacji opisanych w rozdziale „Automatyczne podejmowanie decyzji”, nie dokonujemy profilowania Państwa danych (profilowanie to automatyczna analiza Państwa danych osobowych wykonywana elektronicznie – przez przeznaczone do tego oprogramowanie).

W innych przypadkach Państwa dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści tej zgody. Jeśli wyrażą Państwo zgodę na wykorzystywanie swoich danych, treść tej zgody będzie określać, w jakim celu będziemy przetwarzać te dane.

Które dane należy nam podać?

Do zawarcia umowy wymagamy podania przez Państwa danych: imienia i nazwiska, numeru PESEL, numeru NIP adresu do korespondencji, (jeśli ich Państwo nie podadzą, nie zawrzemy umowy). Dodatkowo możemy poprosić o dane opcjonalne, które nie mają wpływu na zawarcie umowy (jeśli ich nie otrzymamy, nie będziemy mogli np. dzwonić pod numer kontaktowy). Podawanie danych przy zawarciu umowy nie jest wymogiem ustawowym.

Dodatkowe informacje o danych osobowych

Zawierając umowę lub w czasie trwania umowy, mogą Państwo dodatkowo np. upoważnić nas do weryfikacji wiarygodności płatniczej w biurze informacji gospodarczej, zamówić dodatkowe usługi lub towary. Jeśli będzie to wymagało wykorzystania Państwa danych w sposób inny niż opisany w tym dokumencie, brakujące informacje uzupełnimy i przekażemy, o ile to możliwe, przed uzyskaniem danych. W pozostałym zakresie informacje o przetwarzaniu danych zawarte w tym dokumencie pozostaną aktualne.

Komu przekazujemy Państwa dane?

Państwa dane przekazujemy:

  1. podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu, uczestniczącym w wykonywaniu naszych czynności:
    1. naszym agentom, agencjom reklamowym i innym podmiotom pośredniczącym w sprzedaży naszych usług i towarów lub organizacji akcji marketingowych;
    2. obsługującym nasze systemy teleinformatyczne lub udostępniającym nam narzędzia teleinformatyczne;
    3. podwykonawcom wspierającym nas np. w sprzedaży towarów lub wykonywaniu usług przez Państwa zamówionych, przy montażu sprzętu, obsłudze korespondencji czy w procesie obsługi Klienta;
    4. podmiotom świadczącym nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, agencjom badawczym działającym na nasze zlecenie;
  2. innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu:
    1. naszym agentom, agencjom reklamowym i podmiotom współpracującym przy organizacji akcji marketingowych lub przy obsłudze Klienta - w celu rozliczenia należnych im wynagrodzeń;
    2. podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską;
    3. podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze) - w celu dokonania zwrotów na Państwa rzecz lub w celu zapewnienia działania usługi Polecenia Zapłaty;
    4. podmiotom nabywającym wierzytelności - w razie niezapłacenia przez Państwa naszych należności w terminie;
    5. podmiotom współpracującym z nami przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych - w zakresie, w jakim mają własny interes prawny w przetwarzaniu Państwa danych – najczęściej w celu wykazania w przyszłości, że należycie wykonali swoje obowiązki umowne względem nas bądź mogli przeciwko nam dochodzić roszczeń.

Dane z innych źródeł

  1. jeśli płacą Państwo lub my płacimy Państwu za pośrednictwem np. banku lub instytucji płatniczej, to wejdziemy w posiadanie informacji o tym, z jakiego konta, w jakiej instytucji dokonali Państwo zapłaty bądź na jakie konto i do jakiej instytucji dokonaliśmy zapłaty. Dane te będziemy przetwarzać w celu sprawdzenia, czy płatność została dokonana prawidłowo, jej zaksięgowania i rozliczenia, a w razie potrzeby także w celu dokonania zwrotów (podstawa: wykonanie umowy, wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze), w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń oraz w celach tworzenia statystyk i analiz (podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes).
  2. możemy również pozyskiwać Państwa dane z ogólnie dostępnych rejestrów, ewidencji itp. w celach opisanych powyżej (zawarcie/wykonanie umowy, wykonanie ustawowych obowiązków rozliczeniowych/archiwalnych, dochodzenie przez nas roszczeń lub obrona przed roszczeniami Państwa lub osób trzecich, marketing, prowadzenie z Państwem korespondencji);
  3. możemy także otrzymywać Państwa dane od producentów lub krajowych/regionalnych dystrybutorów naszych towarów, a także od innych podmiotów związanych z nimi umowami, w celu wykonania ich obowiązków w stosunku do Państwa np. wykonania naprawy w ramach gwarancji.

Czy Państwa dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

Obecnie nie planujemy przekazywać Państwa danych poza EOG (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Ale może się okazać, że w przyszłości zdecydujemy o przekazaniu danych poza EOG - wyłącznie w zakresie, na jaki pozwalać nam będzie prawo.

Automatyczne podejmowanie decyzji

Nie profilujemy Państwa danych ani nie podejmujemy automatycznie decyzji.

Przysługujące Państwu uprawnienia

Mogą Państwo złożyć do nas wniosek (dotyczący danych osobowych) o:

  1. sprostowanie (poprawienie) nieprawidłowych danych lub uzupełnienie danych;
  2. usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie;
  3. ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych - stosownie do złożonego wniosku);
  4. dostęp do danych (między innymi: o informację o przetwarzanych przez nas danych, celach przetwarzania, odbiorcach danych lub kategoriach odbiorców) oraz o kopię danych;
  5. przeniesienie danych do innego administratora danych lub do Państwa.

Z tych praw mogą Państwo skorzystać, składając wniosek w naszej siedzibie pod adresem wskazanym na końcu tej informacji lub w dowolny inny sposób. Złożenie przez Państwa wniosku pisemnego z Państwa podpisem ułatwi nam Państwa identyfikację i może przyspieszyć zajęcie się Państwa wnioskiem.

Aby mieć pewność, że są Państwo uprawnieni do złożenia wniosku, możemy prosić o podanie dodatkowych informacji pozwalających nam Państwa uwierzytelnić.

Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia mogą Państwo skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej wykorzystywania przez nas Państwa danych oraz od celu ich przetwarzania. Oznacza to, że w niektórych przypadkach będziemy mogli odmówić uwzględnienia Państwa wniosku. W takich przypadkach wyjaśnimy Państwu motywy naszej decyzji i podamy jej podstawę prawną. W każdym przypadku będziemy niezwłocznie udzielać Państwu niezbędnych wyjaśnień i pomocy w wykonywaniu Państwa praw.

Prawo sprzeciwu

Niezależnie od praw wymienionych wyżej mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu.

W szczególnych sytuacjach mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, jeśli podstawą wykorzystania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją:

      1. ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności,

lub

    1. podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Zgoda

Jeżeli wykorzystanie przez nas Państwa danych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu, możemy prosić o wyrażenie zgody na określone sposoby wykorzystania Państwa danych. Taka zgoda może umożliwiać np. udostępnienie danych innym podmiotom na potrzeby ich akcji promocyjnych lub automatyczne podjęcie decyzji w oparciu o Państwa dane i na Państwa żądanie (dotyczy to na przykład firm leasingowych, towarzystw ubezpieczeniowych, których możemy być przedstawicielami). Udzieloną nam lub tym podmiotom zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Państwa danych przed cofnięciem takiej zgody).

Skarga

Mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.

Kontakt i informacje

Luxpol spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k.
42-400 Zawiercie
ul. 11-go Listopada 6H
Tel. +48 663 05 02 02
Tel. +48 796 15 01 60
e-mail: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.